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Politique de confidentialité du système interne d'information
Le système d'information interne de GLOBAL DAIRY VENTURES (ci-après GDV) est le moyen par lequel les employés, fournisseurs, clients et tiers ayant un intérêt légitime peuvent signaler des comportements irréguliers, des violations du code d'éthique ou des comportements corrompus au sein de cette société, susceptibles de constituer un délit en application de la loi 2/2023 du 20 février, qui régit la protection des personnes signalant des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption
GDV, domiciliée à l'adresse suivante : Av. Diagonal, 561, Pl. 4, 08029 Barcelone, , est responsable du traitement des données personnelles fournies par ce moyen et il est expressément indiqué qu'elles pourront être communiquées à d'autres tiers en tant que sous-traitants, afin de garantir la bonne gestion de la plainte déposée. Toutes les plaintes déposées seront traitées avec la plus grande confidentialité et dans le but d'enquêter, de traiter et de résoudre les plaintes déposées, en anticipant et, le cas échéant, en corrigeant les comportements irréguliers et/ou contraires au code d'éthique. En aucun cas, il ne peut être utilisé comme boîte aux lettres pour les plaintes ou suggestions, ni comme canal de service à la clientèle.
Les données personnelles seront conservées pendant le temps nécessaire pour décider de l'opportunité d'ouvrir une enquête sur les faits dénoncés.
Toutefois, si une procédure judiciaire est engagée à l'issue de l'enquête, les données pourront être conservées pendant la durée supplémentaire nécessaire jusqu'à l'obtention d'une décision judiciaire définitive.
Les plaintes peuvent être déposées de manière anonyme ou identifiée. En cas de plainte identifiée, les mesures de protection contre d'éventuelles représailles prévues par la réglementation en vigueur seront prises. Les plaintes peuvent être déposées de préférence par voie électronique, en cliquant sur le lien prévu à cet effet à la fin de la présente politique, après l'avoir acceptée. Le responsable du système d'information interne est le secrétaire de l'organe de conformité de GDV, qui recevra les plaintes et les transmettra, le cas échéant, à l'organe d'instruction, qui se conformera à la procédure d'enquête interne établie.
Seules les personnes suivantes peuvent accéder aux plaintes :
a) Le responsable du système et la personne qui le gère directement.
b) Le responsable des ressources humaines ou l'organe d'instruction, uniquement lorsque des mesures disciplinaires à l'encontre d'un travailleur peuvent être prises.
c) Le délégué à la protection des données.
d) Les responsables ou sous-responsables du traitement qui pourraient être désignés.
Toute plainte ou communication ayant une portée pénale entraînera nécessairement l'ouverture d'un dossier par l'organe d'instruction et la communication, le cas é , aux forces et corps de sécurité de l'État, aux administrations et autorités et/ou aux tribunaux.
Pour être admises et traitées de manière adéquate, les communications ou plaintes doivent obligatoirement contenir les informations suivantes :
• Identification du plaignant, sauf pour les plaintes anonymes
• Exposé succinct des faits ou des arguments à l'appui de la communication/plainte et fourniture des documents ou témoignages jugés opportuns.
• Personne ou service contre lequel la communication/plainte est dirigée
• Lieu ou adresse où les faits se sont produits.
KBV prendra toutes les mesures de sécurité techniques et organisationnelles nécessaires pour éviter l'altération, la perte et le traitement ou l'accès non autorisé à ces données et garantir ainsi leur sécurité.
Les plaignants peuvent exercer leurs droits d'accès, de rectification, d'opposition, de suppression, de limitation du traitement et de portabilité en envoyant un courrier électronique à l'adresse suivante : rgpd@globaldairyventures.com
En cas de dénonciation anonyme, le dénonciateur ne pourra pas exercer les droits indiqués ici.
PROCÉDURE DU SYSTÈME INTERNE D'INFORMATION OU CANAL DE SIGNALEMENT
1.- LE SYSTÈME INTERNE D'INFORMATION OU CANAL DE SIGNALEMENT.
1.1.- Concept et nature.
Le code pénal stipule dans son article 31 bis l'obligation pour les personnes morales de mettre en place en leur sein des systèmes ou des moyens de communication sur les risques potentiels ou les manquements à la loi.
De même, la loi 2/2023 du 20 février, qui réglemente la protection des personnes qui signalent des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption, a également introduit une série d'exigences auxquelles les personnes morales doivent se conformer pour la mise en place et la gestion de ces « systèmes d'information internes » ou « canaux de signalement ».
En vertu de cette loi, cette entité, dans le cadre de sa culture de conformité éthique, a mis en place ce SYSTÈME INTERNE D'INFORMATION OU CANAL DE SIGNALEMENT, grâce auquel il est possible de signaler les événements liés à des risques matérialisés, les faits soupçonnés d'être des infractions pénales et tout autre comportement constituant une violation de la réglementation légale et des politiques internes de la société.
Il peut être utilisé par tous les travailleurs, les membres de l'organe d'administration ou tout autre tiers intéressé visé à l'article 3 de la loi 2/2023 du 20 février, de manière confidentielle ou anonyme, sans crainte de représailles, conformément aux dispositions de ladite loi.
Ce canal s'applique à l'entité et, le cas échéant, à toute autre entreprise du même groupe en Espagne.
En déposant sa plainte et en exprimant ses préoccupations, le plaignant contribue à faire reconnaître notre entité comme une organisation responsable dans tous les aspects de son activité.
1.2.- Principes fondamentaux du système
Accessibilité : il existe différentes options pour déposer une plainte, mais il est principalement recommandé d'utiliser le système télématique mis en place sur le site web de l'entreprise dans la section « Système interne d'information ou canal de plainte ».
Confidentialité : l'identité et les coordonnées de la personne qui effectue la communication, ainsi que les faits et documents qu'elle communique sur l'éventuelle irrégularité par le biais de ce canal, seront toujours considérés comme des informations confidentielles et, par conséquent, ne seront pas communiquées sans son consentement à la personne mise en cause et/ou à des tiers, sauf si une autorité administrative ou judiciaire l'exige, conformément aux dispositions de l'article 31.1 de la loi 2/2023.
Anonymat : les signalements anonymes sont autorisés.
Responsable du système : l'entité a délégué la gestion des signalements à un responsable du système, dûment identifié et conformément à la loi 2/2023.
Objectivité et impartialité : toutes les dénonciations seront traitées de manière objective et impartiale, en garantissant le droit à la vie privée, à la défense et à la présomption d'innocence des personnes impliquées.
Protection des données : conformément à l'article 24 de la loi organique 3/2018 du 5 décembre relative à la protection des données à caractère personnel et à la garantie des droits numériques (modifiée par la disposition supplémentaire septième de la loi 2/2023 précitée), « le traitement des données à caractère personnel nécessaires pour garantir la protection des personnes qui signalent des infractions réglementaires est licite.
Ce traitement est régi par les dispositions du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, de la loi organique 3/2018 du 5 décembre sur la protection des données et les garanties des droits numériques et de la loi réglementant la protection des personnes qui signalent des infractions réglementaires et la lutte contre la corruption. »
Les données ne doivent être conservées dans le système de signalement que pendant le temps nécessaire pour décider s'il y a lieu ou non d'ouvrir une enquête sur les faits signalés. Dans tous les cas, trois mois après l'introduction des données (ou six mois si le délai a été prolongé en raison de la complexité de la dénonciation), celles-ci doivent être supprimées du système, sauf si la conservation a pour but de laisser une preuve du fonctionnement du modèle de prévention de la commission d'infractions par la personne morale.
Si les faits sont prouvés ou s'il existe des indices suffisants, les données seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour permettre à l'entité d'exercer ses droits devant les tribunaux.
Les plaintes déposées de manière anonyme seront identifiées par une référence interne afin de pouvoir être intégrées au système de plaintes.
Seules les personnes suivantes auront accès aux plaintes en première instance :
• Le responsable du système et la personne qui le gère directement.
• L'organe interne compétent dûment désigné au sein de l'entité, lorsque des mesures disciplinaires pourraient être prises à l'encontre d'un travailleur.
• Le responsable des services juridiques de l'entité, si des mesures légales doivent être prises en rapport avec les faits signalés.
• Les responsables ou sous-responsables du traitement qui pourraient être désignés.
• Le délégué à la protection des données et le responsable de la conformité
1.3.- Droits et obligations
Droits et garanties des informateurs
Les personnes qui signalent des faits se verront garantir l'exercice effectif des droits suivants, sans préjudice de tout autre droit qui leur est reconnu par la Constitution et les lois :
• présenter des informations de manière anonyme et conserver l'anonymat pendant la procédure.
• formuler la communication verbalement ou par écrit. En cas de communication verbale, le lanceur d'alerte aura la possibilité de vérifier, de rectifier et d'accepter par sa signature la transcription du message.
• indiquer une adresse postale, une adresse électronique ou un lieu sûr où recevoir les communications du responsable du système.
• de comparaître devant le responsable du système ou le gestionnaire délégué de sa propre initiative.
• renoncer à communiquer avec le responsable du système ou le gestionnaire délégué chargé de la procédure et, le cas échéant, révoquer cette renonciation à tout moment.
• préserver son identité. L'identité du lanceur d'alerte ne peut être divulguée sans son consentement exprès à aucune personne qui n'est pas compétente pour recevoir et traiter les signalements, à l'exception des cas prévus par le droit de l'Union européenne ou la réglementation espagnole dans le cadre d'enquêtes menées par les autorités ou au cours de procédures judiciaires.
• Protection de ses données personnelles.
• Connaître l'identité du gestionnaire délégué chargé de l'instruction de la procédure.
• Confidentialité des communications.
• des mesures de protection et de soutien dans les termes prévus par la loi 2/2023.
• déposer une plainte auprès de l'Autorité indépendante de protection des lanceurs d'alerte.
• ne pas faire l'objet de représailles, même si les résultats de l'enquête confirment qu'il n'y a pas eu de violation de la réglementation applicable ou du code d'éthique de l'entité, à condition qu'il n'ait pas agi de mauvaise foi.
1.4.- Obligations des lanceurs d'alerte
Les personnes qui signalent des faits, en ce qui concerne la présentation de leurs communications par le biais du canal interne d'information, sont soumises aux obligations suivantes :
• Avoir des indices raisonnables ou suffisants quant à la véracité des informations communiquées, sans pouvoir formuler de communications génériques, de mauvaise foi ou abusives, auquel cas ils pourraient engager leur responsabilité civile, pénale ou administrative.
• Décrire de la manière la plus détaillée possible les faits ou les comportements qu'ils communiquent, en fournissant toute la documentation disponible sur la situation décrite ou des indices objectifs permettant d'obtenir des preuves.
• S'abstenir de formuler des communications ayant un objectif différent de celui prévu par le Système ou qui portent atteinte aux droits fondamentaux à l'honneur, à l'image et à la vie privée et familiale de tiers ou qui sont contraires à la dignité de la personne.
1.5.- Droits des tiers
Les personnes considérées comme des tiers dans la procédure bénéficieront des droits reconnus par la Constitution et les lois, sans préjudice de la possibilité d'étendre à celles-ci, dans la mesure du possible, les mesures de soutien et de protection du lanceur d'alerte prévues par la loi 2/2023, à savoir :
• être informées, dans les plus brefs délais, des informations qui les concernent
• avoir accès aux procédures engagées à leur encontre, sans préjudice des restrictions temporelles qui peuvent être adoptées pour garantir le résultat des procédures.
• connaître l'identité du gestionnaire chargé de l'instruction de la procédure.
• À l'honneur et à la vie privée, ainsi qu'à la préservation de leur identité. L'identité du tiers ne peut être révélée sans son consentement exprès à aucune personne qui n'est pas compétente pour recevoir et traiter les plaintes, à l'exception des cas prévus par le droit de l'Union européenne ou la réglementation espagnole dans le cadre d'enquêtes menées par les autorités ou au cours de procédures judiciaires.
• à la présomption d'innocence et à utiliser tous les moyens légaux pour sa défense
• indiquer une adresse postale, une adresse électronique ou un lieu sûr où recevoir les communications qu'il adresse au responsable du système.
• se présenter devant le responsable du système ou le gestionnaire délégué de sa propre initiative.
• protection de ses données personnelles.
• confidentialité des communications.
• ne pas faire l'objet de représailles.
2.- PROCÉDURE DE SIGNALEMENT DES INCIDENTS
2.1.- Incidents ou manquements à signaler
Les cas suivants sont considérés comme des incidents ou des manquements à signaler :
• Toute violation de la législation en vigueur
• Tout manquement au CODE D'ÉTHIQUE ou aux POLITIQUES INTERNES de notre entité et/ou des entreprises du Groupe ou aux valeurs, principes généraux d'action ou règles de conduite des travailleurs de l'une des entreprises du Groupe, qui y sont énoncés.
• Toute éventualité pouvant compromettre la réputation de notre entité.
2.2.- Moyens de communication et contenu minimum de celle-ci.
La communication des incidents peut se faire par :
• De préférence via le présent canal de signalement mis en place sur le site web.
• Il est également possible de l'envoyer par courrier postal ou de le remettre en main propre, à l'attention de l'organe de contrôle et d'instruction des signalements, à l'adresse de nos bureaux.
Pour être admises et traitées de manière adéquate, les communications ou les plaintes doivent nécessairement contenir les informations suivantes :
• le nom et le prénom du plaignant (sauf pour les plaintes anonymes) un exposé succinct des faits ou des arguments à l'appui de la communication/plainte.
• personne ou service contre lequel la communication/plainte est dirigée
La charge de la preuve incombe toujours à la partie plaignante, qui doit fournir les documents sur lesquels elle se fonde, et la partie mise en cause peut fournir les documents qu'elle juge appropriés pour contester ceux de l'autre partie.
Si parmi les personnes concernées par la communication/plainte figure l'une des personnes participant à l'enquête, celle-ci devra être remplacée par une autre personne qui n'est pas directement liée à la communication/plainte en question.
3.- PHASE D'INSTRUCTION DE LA PROCÉDURE
3.1.- Réception et accusé de réception
Une fois la communication/plainte reçue, le responsable du système en accusera réception au plaignant dans un délai maximum de 3 jours, sauf si le plaignant est anonyme, et procédera aux vérifications et contrôles nécessaires ; un dossier sera alors créé, enregistré et identifié par une référence.
Si nécessaire et si la plainte n'est pas anonyme, le responsable du système pourra demander des éclaircissements ou des informations complémentaires.
3.2.- Analyse préliminaire des informations reçues
À partir de ces premières informations, le responsable du système procédera à une analyse préliminaire afin de vérifier la validité, la suffisance et la vraisemblance de la plainte, la crédibilité du plaignant et la pertinence des faits rapportés à cet effet, en déterminant si ceux-ci peuvent constituer une infraction légale ou une violation du code de conduite.
En fonction du résultat de cette analyse préliminaire, il pourra prendre, en dressant un procès-verbal motivé, l'une des décisions suivantes :
• Rejet de la notification ou de la plainte et classement immédiat du dossier lorsque les faits signalés ne constituent aucun des cas prévus pour ce canal
• Admission de la notification ou de la plainte et classement immédiat du dossier lorsque son contenu est manifestement sans importance, lorsque les informations sont insuffisantes pour engager une action supplémentaire, lorsque les faits signalés sont invraisemblables ou lorsque le dénonciateur manque totalement de crédibilité.
• Admission de la notification ou de la plainte et ouverture du dossier d'enquête correspondant en relation avec les faits dénoncés.
3.3.- Procédure après analyse
Si la plainte est jugée irrecevable, le responsable du système informe le communicant ou le dénonciateur du rejet de la plainte ou du classement du dossier, selon le cas, ainsi que de toute mesure supplémentaire qui aurait été prise.
En cas d'admission de la plainte, il sera procédé à la constitution de l'organe d'instruction, dont les fonctions sont le traitement de la plainte et la rédaction du rapport pour la résolution de celle-ci.
Toutefois, des mesures urgentes peuvent être prises, toujours de manière motivée, aux fins suivantes :
• Atténuer les effets du risque concrétisé ou susceptible de se concrétiser
• Mise en œuvre de mesures urgentes pour préserver les preuves
• Communication urgente, le cas échéant, des informations aux organes de direction de la personne morale
En cas d'admission, la procédure suivra les étapes suivantes :
• Identifier la législation, les politiques, les procédures ou les règlements internes concernés, ainsi que les risques réputationnels, économiques, financiers ou juridiques pouvant découler de l'incident.
• Identifier toutes les informations et tous les documents susceptibles d'être pertinents et dont l'examen est jugé utile (courriels, sites web, supports audiovisuels de surveillance et de sécurité de l'entreprise, listes de participants, mots de passe ou dispositifs électroniques de sécurité, supports comptables, etc.
• Déterminer, en collaboration avec le département des ressources humaines, la nécessité et, le cas échéant, l'urgence de prendre des mesures conservatoires à l'égard des personnes faisant l'objet de l'enquête.
• En fonction de la gravité, suspendre immédiatement les personnes faisant l'objet de l'enquête.
L'enquête comprendra toutes les mesures d'enquête jugées appropriées pour clarifier les faits, identifier les personnes responsables et déterminer les mesures correctives à prendre, le cas échéant.
Voici quelques-unes des principales mesures qui peuvent composer une enquête :
• En cas de plainte non anonyme, entretien avec le plaignant afin d'obtenir plus d'informations sur la plainte déposée.
• Déclaration des personnes faisant l'objet de l'enquête.
• Réalisation de questionnaires et d'entretiens confidentiels avec les témoins.
• Organisation d'audiences avec les personnes faisant l'objet de l'enquête, leurs supérieurs et leurs collègues, ainsi qu'avec toute autre personne jugée nécessaire.
• Recueillir autant d'informations que possible à partir de la documentation de l'entreprise.
• Si cela s'avère indispensable pour clarifier les faits, adopter des mesures de surveillance par le biais de détectives ou de moyens informatiques, télématiques ou audiovisuels, à condition que ceux-ci répondent à des critères de raisonnabilité, d'adéquation et de proportionnalité, en veillant à tout moment au droit à la vie privée du travailleur et au droit au secret des communications.
• Demander l'aide externe d'autres professionnels.
• Toute autre mesure que l'organe d'instruction juge nécessaire pour clarifier les faits.
3.4.- Communication aux personnes faisant l'objet de l'enquête
Sauf dans le cas de dénonciations anonymes, le responsable du système prendra contact avec les parties, se présentera comme chargé de l'enquête sur la dénonciation et les informera brièvement des faits qui leur sont reprochés et des principales étapes susceptibles de se produire au cours de l'enquête.
En cas de rejet de la plainte, jugée non recevable, le plaignant en sera informé dans un délai maximum de 3 jours à compter de son dépôt.
3.5.- Documentation de la procédure d'enquête
Il sera indispensable d'inclure dans le dossier la documentation détaillée de l'ensemble de la procédure d'enquête menée, telle que les documents recueillis et les procès-verbaux des entretiens réalisés.
Lors de tous les entretiens menés par l'organe d'instruction, celui-ci consignera par écrit les faits pertinents et les consignera dans un procès-verbal qui devra être signé par les personnes interrogées et les membres de la commission d'instruction.
De même, il sera procédé à l'information dans tous les cas sur les points exigés par la législation en vigueur en matière de protection des données.
3.6.- Rapport final de l'organe d'instruction
3.7.- Rapport final de l'organe d'instruction
Une fois toutes les procédures d'enquête terminées, l'organe d'instruction élaborera dans un délai de 15 jours un rapport de conclusions, qui contiendra une brève description des éléments suivants :
• Identité des membres de la commission d'instruction.
• Nature de l'événement. Dans la mesure du possible, les personnes impliquées, la nature des faits, la date, le lieu et les circonstances dans lesquelles ils se sont prétendument produits, les dispositions légales ou les règles internes enfreintes ou mises en danger seront identifiés.
• Relation des faits et découvertes pertinents. Les faits les plus pertinents recueillis au cours de la procédure d'enquête seront relatés, en distinguant ceux obtenus à partir de la documentation de l'entreprise, des informations fournies par le plaignant ou des entretiens menés avec les personnes faisant l'objet de l'enquête et les témoins.
• Conclusions et évaluation des faits. Les conclusions tirées par la commission d'enquête seront précisées, ainsi que son évaluation des faits relatés, et deux actions possibles pourront être proposées :
• Proposition de poursuite de la procédure, si l'on estime que les mesures prises ont suffisamment prouvé que la personne faisant l'objet de l'enquête a commis une infraction punissable, et inclure une dernière section identifiant les sanctions susceptibles d'être adoptées par l'entreprise à l'encontre des personnes responsables des faits, ainsi que tout autre type de mesures supplémentaires, y compris les éventuelles actions en réparation qui pourraient être engagées à l'encontre de toute personne lésée par les faits
• Classement de la procédure, s'il est estimé que les faits ne constituent pas une infraction, que leur perpétration n'est pas suffisamment justifiée ou qu'aucun auteur connu n'a été identifié.
Une fois rédigé, le rapport final d'enquête sera immédiatement transmis à l'organe décisionnel et devra être archivé avec le reste du dossier d'enquête.
4.- PHASE DE DÉCISION
Au vu du rapport établi par l'organe d'instruction, si la plainte est jugée recevable, l'organe décisionnel sera constitué, dont la fonction est de former la volonté de la personne morale en réponse à la plainte déposée.
Pour former cette volonté, l'organe décisionnel peut demander l'avis de tous les services externes nécessaires, ainsi que toutes les clarifications requises de la part de l'organe d'instruction lui-même.
Il s'agit d'un organe collégial, composé des membres de l'organe d'instruction, auxquels s'ajoute un représentant de l'organe d'administration de l'entité.
En cas d'incompatibilité de l'un des membres de l'organe décisionnel pour le traitement d'une affaire spécifique, ce membre sera écarté de toutes les procédures menées en rapport avec celle-ci.
L'organe décisionnel transmettra le dossier aux personnes faisant l'objet de l'enquête, qui disposeront d'un délai de 5 jours pour présenter par écrit tout argument qu'elles jugent utile à leur décharge et pour fournir les documents qu'elles considèrent pertinents. À l'expiration de ce délai, l'organe décisionnel pourra prendre l'une des décisions suivantes :
• Demander la réalisation d'enquêtes supplémentaires
• Demander à l'organe administratif d'imposer une sanction et/ou des mesures supplémentaires
• En cas de faits potentiellement délictueux, il sera tenu de les porter à la connaissance de l'autorité compétente en la matière, qu'elle soit administrative ou judiciaire.
• Prendre des mesures de réparation à l'égard de toute personne ou entité qui aurait pu être lésée par les faits.
• Prendre des décisions en matière de communication, de formation ou de diffusion interne des faits, tant à tout organe ou unité de l'entreprise qu'à l'ensemble des travailleurs en général, lorsque cela est considéré comme un outil efficace pour prévenir des incidents similaires à l'avenir (toujours avec les précautions nécessaires en matière de protection des données à caractère personnel).
À tout moment de la procédure, l'assistance du service juridique de l'entité sera sollicitée afin de veiller au respect de la législation en vigueur.
5.- REGISTRE
Afin de documenter les actions, le responsable doit tenir un registre chronologique actualisé et confidentiel de l'enquête (tant celles en cours que celles déjà closes), des plaintes et des mesures disciplinaires appliquées en relation avec le manquement.
Ce registre doit contenir au moins :
• La date de l'incident
• Type d'incident
• Date de la plainte
• Type de plaignant
• Personnes impliquées dans la situation
• Description de l'incident
• Mesures prises
• Conséquences
Le registre mentionné au paragraphe précédent doit être constamment mis à jour et disponible pour être consulté par les responsables de la présente politique (le responsable de l' u du système et l'organe de conformité de l'entité), tout en restant soumis à la plus stricte confidentialité.
Toutefois, il sera déterminé quelle publicité ou communication sera faite aux autres employés et cadres sur les faits une fois qu'ils auront été résolus, soit à titre dissuasif, soit afin d'améliorer les procédures et les actions futures pour éviter les mauvaises pratiques.
D'autre part, la résolution de la procédure sera versée au dossier (professionnel, le cas échéant) de la personne dénoncée.
Version mise à jour en janvier 2026